(site prefeitura de Manaus)
A Manaus Previdência contará com um serviço de gestão de documentos que irá digitalizar e organizar o arquivo documental do órgão. O contrato foi firmado com a empresa Ikhon Gestão, Conhecimento e Tecnologia Ltda.
O diretor-presidente do órgão, Marcelo Magaldi, assinou nesta quinta-feira, 29, o contrato de Sistema Informatizado de Gestão documental. Ele ressaltou a importância da implantação do sistema para a instituição. “Esse sistema vem como um instrumento facilitador do processo de desburocratização dos processos e gestão do acervo documental da Manaus Previdência”, destacou.
O sistema de gestão exposto pelo diretor de projetos da Ikhon, Fabiano Carvalho, tem um prazo de implantação estimado de 12 meses e está dividido em quatro frentes de trabalho: O primeiro item a ser desenvolvido será a consultoria que envolve a produção de instrumentos arquivisticos, apontando o atendimento legal e esclarecendo tudo que a lei determina em relação à gestão documental, como o tempo de arquivamento de processos; o segundo desenvolve o mapeamento dos processos, desde a produção até o recebimento da informação; o terceiro trata da organização e digitalização do acervo documental da Manaus Previdência dentro de um sistema informatizado; por último, será a implantação de um sistema de gestão que visa trabalhar com a gestão eletrônica de documentos.
A Ikhon é uma empresa que possui 12 anos de experiência no mercado tecnológico e que desenvolve seus serviços em vários estados do Brasil como Rio de Janeiro, São Paulo, Bahia, Tocantins e também no Amazonas. O mesmo sistema de gestão documental já está sendo desenvolvido na Secretaria Municipal de Finanças, Tecnologia da Informação e Controle Interno (Semef).
Segundo Fabiano Carvalho, o processo de digitalização documental para o serviço público é muito importante, principalmente para instituições que trabalham com atendimento ao cidadão. “No caso da Manaus Previdência, que é uma instituição focada no ambiente previdenciário e que tem a necessidade pontual de atender seus participantes, o sistema aperfeiçoará o tempo do andamento e controle dos processos documentais do órgão”, afirmou.
Além do diretor-presidente da instituição e o diretor de projetos, participaram da reunião o consultor da Ikhon, Jorge Zanforlin, as diretoras de Administração e Finanças, Iolane Machado, e de Previdência, Edna Mateus, e a gerente de Administração e Finanças, Ana Lúcia Almeida.
Texto: Iara Rodrigues (estagiária)/ Manaus Previdência
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