(site prefeitura de Manaus)
A Manaus Previdência encerrou nesta quinta-feira,11, a etapa de análise e ajuste do fluxograma de todos os setores que compõem a autarquia, elaborado pela empresa Ikhon Gestão, Conhecimento e Tecnologia Ltda. Agora, a empresa vai providenciar a descrição do processo, em forma de manual, para treinar todos os envolvidos e implantar o procedimento. A previsão é de que em 2015 todas as etapas estejam implantadas. “A discussão com as equipes nos permitiu uma compreensão detalhada dos fluxos resultando em melhoria do processo, saindo de um procedimento genérico para um mais elaborado, mais adequado para a execução do trabalho”, destacou a assessora técnica Elaine Garcia, responsável por acompanhar todas as etapas do trabalho fornecido pela empresa.
Os últimos setores que avaliaram seus diagramas foram o de Manutenção e Material, Tecnologia da Informação e Financeiro, representados respectivamente pelas colaboradoras Cíntia Ramos, Monica Queiroz, Claudia Soares e Aila Nascimento. Dos 30 fluxogramas analisados, somente o da Procuradoria (Projur) não precisou fazer nenhum tipo de ajuste. “Em quatro dias conseguimos finalizar essa etapa, cumprindo o cronograma previsto. Agora, vamos iniciar os normativos e procedimentos operacionais dos fluxogramas mapeados”, explica Elaine Garcia, lembrando que outros serviços prestados pela empresa acontecem simultaneamente, como a digitalização do acervo documental realizada pelo birô de digitalização montado na sede do órgão.
A atualização dos fluxogramas internos da Manaus Previdência faz parte de um pacote de serviços para a informatização da gestão documental da instituição, divididos em quatro frentes de trabalho. Com o novo sistema, o órgão vai modernizar a gestão do acervo documental, assim como desburocratizar os trâmites processuais.
Texto: Marcia Claudia Senna / Manaus Previdência
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